Email na prospecção de clientes: como utilizar?

O email é um poderoso canal de comunicação para atrair leads para seu negócio, especialmente em Vendas Complexas. O segredo para tornar relevante a comunicação por esse canal é a forma como esses emails são feitos, a periodicidade com que são enviados e o conteúdo oferecido por sua empresa. Quer saber como usar email na prospecção de clientes? Separamos dicas infalíveis para sua mensagem escapar da caixa de spam e gerar novos leads.

Tempo de leitura: 7 min.

Você vai ler sobre:

• Aspectos que tornam seu email relevante
• O que é e a importância da cadência de emails
• Como automatizar a produção e ganhar escala

Manter a caixa de emails com todas as mensagens lidas ou resolvidas é um desafio diário. Como o tempo é um recurso escasso para a maioria de nós, precisamos fazer escolhas do que vai prender nossa atenção. Você, assim como seus clientes, são fisgados por mensagens bem construídas.

O primeiro quesito a chamar a atenção é o assunto, mas não é só isso que conquista sua leitura. O formato adequado, o conteúdo interessante, a proposta de valor oferecida e a chamada para uma ação simples são itens fundamentais para se ter sucesso no uso de email na prospecção de clientes.

Vamos ver, a seguir, como aumentar a sua geração de leads por email.

O que torna um email na prospecção de clientes relevante

A primeira dica para usar email na prospecção de clientes é: conheça bem seu ICP (Perfil de Cliente Ideal, na sigla em inglês). Se coloque no lugar dele. Antes de clicar em “enviar”, avalie se sua mensagem vale o investimento de tempo que ele fará ao clicar.

Para lhe ajudar a usar o email na prospecção de clientes de forma eficiente, listamos os principais itens a se considerar ao estruturar sua mensagem.

Assunto

Para que sua mensagem não se perca no limbo da caixa de entrada, o prospect precisa ser fisgado logo no assunto do email.

• Faça frases curtas, de até 130 caracteres, que sejam lidas facilmente no smartphone.
• Evite falar da sua empresa ou do seu produto. Seja direto e cite a área de negócios do cliente.
• Procure uma abordagem mais pessoal ou inusitada que desperte a curiosidade.
• Entregue algum valor para seu prospect. Vale citar números que sejam pertinentes para o mercado dele e que possam trazer resultados.

Exemplo: “Uma nova abordagem com clientes aumentou em 25% as vendas mensais da empresa XYZ”

Aparência

Seu email precisa ser o mais simples possível na parte visual. A ideia é não se parecer com as dezenas de newsletters que seus prospects recebem diariamente. Quanto mais parecido com um email enviado por uma pessoa real, maiores são as chances de despertar a simpatia do cliente e gerar o rapport.

• Use cores neutras, como preto ou cinza.
• Evite usar fontes rebuscadas. Dê preferência às fontes que são mais comuns de se ver em emails, como a Sans Serif ou a Calibri.
• Faça uma mensagem curta, que possa ser lida em até 2 minutos.

Conteúdo

Não é novidade que o conteúdo é rei. Então, dê bastante atenção a esse item. De modo geral, valem essas regras:

• Procure escrever como se estivesse conversando.
• Cite o nome do prospect e da empresa dele algumas vezes. Isso estabelece uma conexão entre vocês.
• Seja simpático. Vale até ser bem humorado, respeitando o perfil do cliente, mas cuidado com excessos.
• Seja coerente. Tenha em mente as informações prévias do prospect, como o mercado de atuação, a cidade onde está, que temas são relevantes para ele.

Por ser tão importante, vamos nos aprofundar nos detalhes desse conteúdo.

Primeiro parágrafo

• Insira informações interessantes logo nos primeiros caracteres da mensagem. As primeiras 15 a 20 palavras podem ser visualizadas ainda na caixa de entrada.
• Faça uma apresentação sucinta, dizendo que empresa representa e qual seu objetivo.
• Use gatilhos mentais de autoridade que inspirem confiança ou algo que engaje o cliente. Vale citar um case de sucesso.

Exemplo: “Sou Ricardo Hoffmann, da empresa XYZ. Quero apresentar uma solução que fez crescer 29% as vendas do produto ABC no mercado de autopeças.”

Segundo parágrafo

• Desenvolva seu objetivo apresentado no primeiro parágrafo.
• Use bullets para expor suas ideias, de modo que a leitura se torne mais organizada, leve e direta.
• Destaque as palavras em negrito para atrair o olhar. Explore esse recurso na proposta de resultados que você pode oferecer.
• Apresente resultados alcançados por seus clientes atuais que possam interessar ao prospect.

Terceiro parágrafo

• Para não estender muito sua mensagem, deixe links para que o cliente se informe sobre o que você está dizendo. Importante: não use mais de 3 links para não cair na caixa de spam.
• Faça o call-to-action (CTA). Convide seu prospect a uma ação simples, como agendar uma ligação. Não peça nada que seja muito demorado a fazer.

Assinatura

Seu prospect precisa saber como encontrar você após a leitura da mensagem. Padronize uma assinatura com seus dados, como nome, telefone, URL do site ou blog com seu produto ou solução.

Se possível, é interessante fornecer outras formas de contato, como a identidade no Skype, seu perfil no LinkedIn e demais redes sociais, caso sejam usadas para negócios.

A cadência de email na prospecção de clientes

Agora que você sabe quais os itens que compõem um email mais interessante, entenda como abordar seus clientes por esse canal. A primeira dica é ter um processo estruturado que considere:

a) qual a probabilidade do prospect se interessar por sua solução;

b) a cadência de emails que será enviada para esse prospect

Isso quer dizer que não adianta enviar vários emails para aquele prospect que não está no momento certo de comprar.

Também não é eficiente interromper a prospecção no primeiro email não respondido. Vamos entender melhor como funciona uma cadência de emails.

Vantagens do email na prospecção de clientes em Pré-vendas

Quem trabalha com Pré-vendas sabe que nem sempre você consegue um retorno do prospect após o primeiro contato. A maioria dos prospectadores desiste na primeira tentativa, o que gera um grande desperdício de oportunidade.

Com uma estratégia de cadência de emails, é possível ganhar escala e aumentar as chances de resposta do cliente potencial. Outro diferencial é manter o engajamento dos leads até que a reunião agendada aconteça, com envio de conteúdos ricos que tenham a ver com as dores do cliente, por exemplo.

O passo a passo da cadência de emails

Em primeiro lugar, tenha sua base de contatos bem organizada. Você terá um ganho de eficiência se tiver à disposição informações como:

• quantos contatos foram realizados,
• se o prospect participou de algum evento relacionado ao mercado que você atua,
• se é de algum setor específico,
• se foi qualificado em algum momento da história de relacionamento com sua empresa,
• se vale a pena resgatar esse prospect da lista de descarte com uma nova abordagem.

Numa cadência de emails, varie o assunto a cada mensagem enviada. Veja como você pode trabalhar isso:

1. No primeiro contato, procure ser sucinto, fazer algumas perguntas, se apresentar brevemente e tocar no assunto que interessa ao seu prospect.
2. A segunda mensagem pode ser enviada para aqueles que não abriram o primeiro email. O assunto deve ser diferente para tentar convencê-lo a abrir o email nessa nova oportunidade.
3. Uma terceira mensagem pode ser criada para aqueles que abriram o email, mas não fizeram o CTA. A ideia é fazer uma “última chamada”, dando um senso de urgência.
4. Para os que fizeram o CTA, vale reforçar o compromisso de que será entregue aquilo que foi combinado.

Calcule a quantidade de emails que será enviada e o intervalo entre cada mensagem. Uma boa cadência pode conter, no mínimo, 3 emails, com um espaço de tempo de 2 ou 3 dias entre um e outro.

Como automatizar a cadência email na prospecção de clientes

Percebeu que, para ter sucesso no uso de email na prospecção de clientes, é preciso ter organização e ter processos bem definidos? Uma solução que facilita bastante esse trabalho é uma plataforma de cadência de emails.

Com uma ferramenta adequada, o sales development representative (SDR) tem uma visão mais clara dos contatos e das informações de cada cliente. Além disso, o gestor tem total controle das estratégias e pode definir campanhas e acompanhar o desempenho por meio de métricas.

Ao procurar uma solução, procure uma ferramenta que tenha as seguintes funcionalidades:

• Templates de emails: mantenha um padrão entre as mensagens e, ao mesmo tempo, busque a maior personalização possível do contato na comunicação em grande escala, com diversos campos variáveis e editáveis.
• Lista de emails customizável: permite criar listas de contatos adaptáveis para cada campanha.
• Campanhas de fluxos de emails: configure mensagens em etapas que sejam sequenciais e condicionais, ou seja, que seja diferente caso o prospect tenha aberto ou não o email, por exemplo.
• Relatórios de desempenho: acompanhe a atualização dos números parciais do disparo de emails praticamente em tempo real. Um dashboard deve apresentar as principais métricas, como taxa de abertura, respostas, descadastros, interessados e bounce, além do status de cada etapa da cadência.

Assim, fica bem mais eficiente a sua estratégia de uso de email na prospecção de clientes. Saiba que o Exact Spotter pode te ajudar a colocar em prática estratégias como essa. Quer mais detalhes? Agende uma conversa com nossos consultores!