Conseguir fazer uma gestão integrada da empresa é uma das principais dores dos gestores de pequenos e médios negócios. Os dados e informações dos processos acabam espalhados em dezenas de sistemas, planilhas e até folhas de papel.
No final do dia a equipe de gestão não sabe de fato o que está acontecendo na empresa e não confiam plenamente nos dados levantados em diferentes planilhas preparadas pela equipe.
Isso acaba desencadeando diversos problemas, como, por exemplo:
- Tomada de decisões equivocadas;
- Dificuldade para encontrar pontos de melhoria;
- Perdas e desperdícios em geral nos processos da empresa;
- Muita dificuldade para escalar o negócio à medida que a empresa cresce.
Então se a sua empresa se encontra nesse estágio, onde a gestão é feita através de diversas planilhas diferentes e sistemas que não conversam entre si, recomendo fortemente que leia esse artigo e entenda como um sistema de gestão pode auxiliar a sua equipe a alcançar uma gestão integrada plena.
Tempo de leitura: 11 min.
A ideia é que você entenda:
- O que é gestão integrada e um sistema de gestão?
- Quais seus benefícios diretos;
- Como colocar em prática.
*Este guest post foi produzido pela Nomus.
Com isso você conseguirá dar os primeiros passos para implementar a gestão integrada na sua empresa, evitando as dores de cabeça e problemas comuns da falta de um sistema completo. Vamos lá:
O que é gestão integrada e um sistema de gestão
Para ficar claro para todos, é importante começarmos pelo fundamental. Muitas pessoas não sabem muito bem o que é um sistema de gestão e como a gestão integrada funciona.
Então para começar, gestão integrada é uma forma de gerir uma empresa onde os diferentes setores do negócio são administrados de maneira unificada, ou seja, em um só local.
A ideia é que diferentes setores utilizem o mesmo sistema de gestão ou sistemas que conversem entre si para que assim a diretoria consiga ter uma visão geral do negócio em painéis de gestão confiáveis.
Essa visão geral permite que os gestores identifiquem problemas com maior facilidade e assim podem pensar em formas de melhorar seus processos, tomando decisões assertivas, baseadas em dados verdadeiros.
Nesse momento entra o sistema ERP
Para fazer essa gestão a sua empresa precisa de um sistema de gestão integrado, que são comumente chamados de ERP (Enterprise Resource Planning). Esse tipo de sistema permite o controle e planejamento de diversas áreas diferentes, como, por exemplo:
- Compras e planejamento
- Vendas
- Estoque
- Produção e chão de fábrica (em caso de indústrias)
- Qualidade
- Custos
- Financeiro
- Projetos, etc.
Além disso, é possível integrar a maioria dos ERP a sistemas especialistas, para que assim sua equipe consiga usufruir os benefícios dessas ferramentas sem descentralizar a gestão.
Por exemplo, o Nomus ERP Industrial é capaz de se integrar ao próprio Exact Spotter. Sendo assim, se a sua empresa for uma indústria, a equipe seria capaz de realizar a pré-venda no Spotter e gerar um processo de venda dentro ERP automaticamente, o que acionaria a produção e seguiria o processo produtivo.
Benefícios da gestão integrada
Implementar a gestão integrada através de um sistema ERP normalmente é um marco para uma empresa e eleva o nível de gestão do negócio. Sem isso a empresa sofre demais com falta de padronização, controle e informações confiáveis.
Vamos falar agora sobre alguns dos principais benefícios diretos da gestão integrada:
Informações confiáveis
O primeiro grande benefício da gestão integrada em um sistema ERP é a confiabilidade das informações.
Esse tipo de sistema possui parametrizações rigorosas que evitam erros de cálculo e também digitação, bastante comuns em planilhas de Excel, por exemplo.
Além disso, como a sua empresa concentra a maioria dos processos em um só sistema, não há perda de dados, que é um problema comum quando a organização trabalha com diversos sistemas menores.
Tomada de decisão
Essas informações confiáveis tornam o processo de tomada de decisão muito mais seguro e assertivo, uma vez que é baseado em dados e não em achismo ou sentimento dos gestores.
Isso é extremamente importante, já que uma decisão errada pode gerar prejuízos incalculáveis para uma empresa, enquanto decisões bem tomadas podem melhorar enormemente os resultados da organização.
Padronização de processos
Com toda a empresa utilizando o mesmo sistema, fica muito mais fácil padronizar processos e controlar a operação do negócio. Isso agiliza o processo de treinamento da equipe e garante a qualidade do trabalho realizado.
É comum vermos empresas sem ERP onde cada funcionário trabalha de um jeito, cada um usa uma planilha diferente ou às vezes não registram nada. Agora imagine tentar escalar uma equipe dessas, um verdadeiro pesadelo, certo?
Redução de custos e retrabalho
Com processos centralizados, padronizados e mais fáceis de se controlar, a sua empresa reduz o retrabalho, já que todas as informações importantes estão em um só lugar, sem a necessidade de ficar replicando os dados em diferentes sistemas.
Com isso a sua empresa consegue evitar atrasos, multas, erros, decisões equivocadas e ainda é possível identificar pontos de melhoria no negócio. Isso tudo leva a uma redução de custos generalizada na empresa.
Como encontrar o ERP certo e usufruir da gestão integrada
Agora que você já sabe o que é a gestão integrada, sistema ERP e seus benefícios, chegou a hora de colocar o conhecimento em prática.
O primeiro passo é selecionar um sistema que mais seja adequado ao seu negócio. Mas atenção, essa escolha deve ser bem pensada, já que existem muitos sistemas no mercado que se denominam ERPs, mas não são capazes de realizar a gestão integrada.
Para que você faça a escolha certa na hora de escolher seu sistema, preparamos algumas dicas para sua pesquisa:
O mercado de ERPs é bem amplo
Para começar, é importante deixar claro que o mercado de ERPs no Brasil é bem amplo, existem desde opções baratas e acessíveis, até soluções com investimentos na casa dos milhões.
Então o ideal é buscar uma ferramenta que se enquadre na realidade do seu negócio, mas não se deixe levar apenas por preço, afinal, se o sistema não oferecer uma verdadeira gestão integrada, perderá seu propósito.
Veja se existe um sistema específico para seu setor
Cada negócio tem suas particularidades, é por isso que o ideal seja você trabalhar com uma ferramenta capaz de entender seus processos e necessidades de gestão.
Por exemplo, se você for uma empresa de serviços, existem sistemas especialistas nesse segmento. Outro exemplo é a própria Nomus, que possui um ERP específico para gerenciar indústrias.
Tecnologia e hospedagem
Avalie também a tecnologia usada pelos sistemas que a sua empresa esteja orçando. Existem sistemas antigos no mercado que utilizam tecnologias ultrapassadas e não funcionam em determinados dispositivos.
Além disso, para acompanhar as mudanças nas regulamentações do governo e o avanço tecnológico em geral, é fundamental verificar se o sistema é atualizado com frequência.
O ideal é ter um sistema com tecnologia web, que possa ser hospedado na nuvem e acessado de dispositivos móveis, como smartphones e tablets.
Usabilidade e demonstração
Peça uma demonstração em vídeo ou teste o sistema e sua interface, verifique se é fácil de usar, intuitivo e bem projetado.
Lembre-se que boa parte dos colaboradores da sua empresa precisarão usar a ferramenta e se o seu uso não for fácil, o treinamento levará mais tempo e terá mais resistência por parte da equipe.
Atendimento e implantação
Verifique também qual a disponibilidade do suporte e qual a qualificação da equipe de treinamento do fornecedor que escolher. É importante que você seja treinado por pessoas capacitadas e caso encontre algum problema, seja atendido rapidamente.
Gestão integrada e integração com sistemas especialistas
Por fim, verifique se o sistema irá de fato organizar seus processos, atender os principais setores da sua empresa e fornecer assim a gestão integrada para seu negócio.
É importante também verificar se a ferramenta oferece integração com sistemas especialistas, como é o caso da integração entre o ERP da Nomus e o Exact Spotter.
Isso é valioso para que a sua empresa não perca a capacidade de utilizar sistemas especialistas enquanto você centraliza a gestão do negócio.
Dê o primeiro passo
Primeiramente, parabéns por chegar até aqui, agora você já sabe o que precisa fazer para que a sua empresa suba um belo degrau na gestão e assim consiga alcançar resultados ainda melhores. E o mais importante, de forma escalável.
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Este post foi escrito pela equipe da Nomus, o melhor sistema ERP para pequenas e médias indústrias, acesse nosso site.
