Você já deve ter ouvido falar que, para fazer uma boa gestão de uma empresa, o ideal não é ter um sistema com vários módulos separados, certo? Para ganhar eficiência na administração do negócio, o mais recomendado é ter um gerenciamento baseado em processos ou Gerenciamento de Processos de Negócios, também conhecido pela sigla BPM (Business Process Management).
A proposta do BPM é que a gestão da empresa siga um fluxo de processos dentro do sistema. Dessa forma, o gestor tem uma visão ampla do negócio com um todo, diferente de quando o software de gestão é baseado em módulos.
É possível encontrar soluções que são totalmente parametrizáveis, ou seja, podem ser moldadas de acordo com as necessidades da empresa e com a sua realidade atual, acompanhando seu crescimento.
Para entender melhor o que são as práticas de BPM e por que implantá-las na sua empresa pode ser uma decisão de muitas vantagens, continue a leitura.
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Você lerá neste conteúdo:
- O que é e como surgiu o BPM?
- Como aplicar o BPM na sua empresa?
- Como o BPM pode alavancar os resultados da sua empresa?
*Este guest post foi produzido pela Sankhya Gestão de Negócios.
O que é e como surgiu o BPM?
Vamos, então, para uma explicação mais completa sobre o que é BPM. O conceito de BPM é uma abordagem que considera o fluxo de trabalho da empresa para torná-lo mais eficiente, transparente, integrado, controlável e adaptável às mudanças necessárias.
É importante entender que BPM não é necessariamente uma ferramenta tecnológica ou uma metodologia. É, na verdade, um conjunto de práticas que levam em consideração a melhor maneira de realizar os processos da empresa.
No entanto, BPM é um termo usado para se referir também a essas situações, mas ainda com o objetivo de remeter ao gerenciamento de processos de negócio. É possível encontrar empresas que usam o termo para descrever atributos da tecnologia que fazem parte das soluções que comercializam.
O conceito de BPM surgiu nos Estados Unidos como uma evolução de conceitos anteriores. Em 2003, foi lançado o livro “Business Process Management, The Third Wave”, dos autores Howard Smith e Peter Fingar, que abordaram o Gerenciamento de Processos de Negócios e citando o BPM como uma das prioridades das empresas.
De acordo com os autores desse livro, o foco do BPM é melhorar os processos com o objetivo de contribuir para que as empresas atinjam suas metas, já que as práticas aumentam a produtividade, reduzem ou até mesmo eliminam a burocracia e, consequentemente, melhoram a rentabilidade.
Esse é um dos primeiros registros do conceito de BPM no mundo. Desde então, diversas ferramentas vêm sendo desenvolvidas a partir do gerenciamento baseado em processos.
Como aplicar o BPM na sua empresa?
Aplicar o conceito de BPM na sua empresa é uma forma de agregar valor em diversos aspectos, como lucro e qualidade. Mas, para isso, é preciso que os gestores tenham em mente o que é necessário mudar e organizar para que os processos se tornem mais eficientes e assertivos.
O primeiro passo é questionar quais são os reais problemas da organização e quais são os resultados que se deseja alcançar. Em seguida, é preciso definir uma estratégia que tenha coerência com os objetivos da empresa. Por isso, alguns fatores são importantes para as ações:
- Definir o escopo para que a estratégia seja vista e entendida de forma ampla;
- Determinar os custos envolvidos em todo o processo;
- Estipular prazo com cronogramas bem desenvolvidos para facilitar as ações;
- Definir quais métricas acompanhar para aplicar o BPM.
Para desenvolver um processo bem estruturado e que esteja alinhado com a filosofia da organização, é importante seguir algumas etapas que podem ajudar em toda essa transformação:
Planejamento
Essa etapa envolve a apresentação da estratégia que é necessária para que o BPM seja implantado. É o momento de explicar a importância da aplicação do BPM, quais são os reais desafios da empresa, como eles podem ser solucionados e quais são as vantagens que o BPM pode trazer.
Processos
É importante identificar quais são as áreas que devem ser priorizadas, em especial as que são mais estratégicas e relevantes para a empresa. Esse é o ponto fundamental para saber por quais processos começar. O escopo ajuda bastante nessa etapa para que o gestor tenha uma visão geral.
Execução
Com todos os profissionais alinhados em relação à estratégia a ser executada, treinados e capacitados, chega o momento da execução e, finalmente, implantar o sistema baseado em processos, definindo os gestores responsáveis.
Monitoramento
Os indicadores de desempenho precisam ser controlados e monitorados nessa etapa para checar se os processos estão fluindo da forma como foi planejado e, se houver resultados não desejados, definir as ações que precisam ser feitas para contornar a situação.
Resultado
Analisar os resultados e o desempenho da implantação do BPM é o ponto-chave para alcançar melhorias contínuas nos processos. É importante avaliar esses resultados, com constância a partir das métricas que foram definidas no escopo.
Como o BPM pode alavancar os resultados da sua empresa?
Diante de um mercado cada vez mais competitivo, é importante que a sua empresa se destaque por meio de um fluxo de processos eficiente e que garanta a produtividade necessária. Para isso, é importante manter uma disciplina de gestão através de BPM.
O uso de ferramentas inteligentes como um sistema de gestão, CRM ou LRM, baseados em processos é um divisor de águas para que a organização mantenha disciplina, eficácia e otimização em todos os processos estratégicos.
As vantagens listadas a seguir mostram como o uso do BPM passa a ser essencial para o crescimento empresarial:
- Aumenta a produtividade;
- Agrega valor ao cliente;
- Fornece agilidade para as demandas diárias;
- Melhora o ambiente de trabalho com atividades bem definidas;
- Diminui as possíveis falhas nas tarefas;
- Ajuda no monitoramento de possíveis riscos;
- Mantém a segurança das informações;
- Facilita a comunicação interna;
- Ajuda no aumento da receita;
- Proporciona melhor visibilidade e destaque no mercado;
- Garante a melhoria contínua dos processos.
Uma pesquisa realizada pela empresa de consultoria IDC Brasil mostrou que, neste ano de 2022, estima-se um aumento de 9,4% nos investimentos na área de tecnologia da informação. Nos próximos cinco anos, a América Latina terá uma taxa de crescimento de mais de 16% em softwares de gerenciamento de dados.
Nesse sentido, é importante que a sua empresa também se movimente para adquirir essa eficiência nas rotinas. O conjunto de práticas que o BPM oferece contribui para que as organizações cresçam de forma constante, otimizando o tempo nos processos e tornando o trabalho dos colaboradores mais produtivo em todas as ações estratégicas de gestão.
Além disso, com esse auxílio nos processos, as práticas de BPM ajudam a monitorar a qualidade das atividades, evitando falhas que atrapalham na conquista dos objetivos traçados, e, assim, gerar resultados positivos.
Este é um guest post escrito pela equipe da Sankhya Gestão de Negócios, uma das maiores empresas provedoras de soluções integradas de gestão corporativa (ERP) do Brasil, que atende empresas do segmento de Atacado Distribuidor, Varejo, Serviços, Agronegócios e Indústrias. Atualmente, a empresa possui 45 Unidades de Negócio e já conta com uma equipe superior a 1500 funcionários e 14 mil clientes em 23 estados do Brasil.
