O plano de implantação de um software é um grande processo para todas as empresas, afinal significa modificar a rotina de trabalho dos colaboradores.
Por isso, é importante contar com um plano, onde será definido todas as etapas do processo, desde como será executado, quem irá monitorar e controlar, até a etapa de encerramento.
Nesse ponto, vale ressaltar que o plano precisa ter objetivos alcançáveis e garantir que ele resolva as necessidades da sua empresa. Assim é possível gerar um maior engajamento e fidelizar os usuários.
Neste post você vai ler sobre:
- Por que a implantação de software é importante?
- Cronograma da implantação de software
- Quais os desafios da implantação de software em empresas?
- O que avaliar em um plano de implantação de software?
- Dicas para o sucesso na implantação de software
- Por que implantar um software como o Spotter?
Por que a implantação de software é importante?
A implantação de software é crucial para as empresas modernas, pois traz uma série de benefícios que impactam diretamente nos resultados e na eficiência dos processos. Ao adotar um novo sistema, as empresas podem automatizar tarefas, otimizar fluxos de trabalho, melhorar a comunicação interna e externa, além de ter acesso a dados mais precisos e em tempo real para embasar suas decisões estratégicas.
Um exemplo prático é a implementação de uma ferramenta de Sales Engagement, que permite às equipes de vendas gerenciar de forma mais eficiente o relacionamento com os clientes, aumentando as chances de fechamento de negócios.
A integração do novo software com os sistemas existentes na empresa pode ser complexa e demandar tempo e recursos adicionais.
É fundamental que as equipes de pré-vendas e vendas estejam alinhadas e preparadas para lidar com esses desafios, garantindo uma transição suave e eficaz para toda a organização.
Em resumo, a implantação de software é importante porque proporciona às empresas vantagens competitivas significativas, impulsionando a inovação, a produtividade e a eficiência operacional. As empresas podem colher os frutos de uma implementação bem-sucedida, melhorando a experiência do cliente, aumentando a satisfação dos colaboradores e impulsionando o crescimento do negócio.
Cronograma da implantação de software
Para a implantação de um novo software na empresa, é preciso ter as etapas muito bem desenhadas para que haja o mínimo de problemas possíveis.
Por isso, separamos os principais passos para que você possa apresentar e implementar uma nova plataforma para o seu time e que essa transição seja o mais suave possível.
Planejamento
No processo de implantação de software, o planejamento é essencial. Comece:
- definindo objetivos claros para a implementação;
- identificando as necessidades específicas da empresa; e
- elaborando um cronograma detalhado para guiar o projeto.
É preciso ter essas ideias em mente antes mesmo de pensar em qual software você vai implementar na sua empresa, afinal são elas que vão determinar as necessidades que precisam ser atendidas.
Seleção do Software
Após o planejamento, é hora de selecionar o software adequado. Realize uma avaliação criteriosa das opções disponíveis no mercado, escolhendo aquela que melhor atenda às necessidades específicas da empresa.
Por exemplo, se a empresa busca uma ferramenta para gerenciar o relacionamento com clientes, é importante escolher um software que ofereça as funcionalidades necessárias para essa finalidade.
Treinamento dos Usuários
Uma etapa crucial é o treinamento dos usuários, afinal capacitar a equipe para utilizar o novo software é fundamental para garantir uma transição suave. Realize treinamentos práticos e ofereça acompanhamento durante a fase inicial de uso, para que os colaboradores se sintam confortáveis e confiantes ao utilizar a nova ferramenta.
Além disso, mantenha a atualização dos seus funcionários constante. Invista no aprimoramento do software e sempre mantenha sua equipe por dentro das novas funcionalidades e versões da plataforma.
Quanto mais sua equipe comercial se sentir à vontade com a plataforma, mais eles vão integrar no dia a dia o uso.
Testes e ajustes
Antes da implementação completa, é importante realizar testes para identificar possíveis falhas e garantir o pleno funcionamento do software. Faça os ajustes necessários para corrigir eventuais problemas e assegurar que o software atenda às expectativas da empresa.
Integração com outras ferramentas
A integração permite que o novo software se comunique de forma eficiente com os sistemas já existentes na empresa, garantindo uma transição suave e evitando problemas de compatibilidade.
É importante que os líderes de equipes de pré-vendas e vendas estejam envolvidos nessa etapa, garantindo que as necessidades e processos de suas equipes sejam considerados durante a integração.
Além disso, a integração com outras ferramentas pode trazer benefícios adicionais, como a automatização de tarefas repetitivas e a geração de insights mais precisos por meio da análise de dados combinados de diferentes sistemas.
Para garantir o sucesso da etapa de integração, é essencial contar com uma equipe técnica qualificada e experiente, capaz de mapear os processos de integração, identificar possíveis pontos de falha e implementar soluções eficazes.
Implementação
Por fim, a fase de implementação marca a transição para o novo software. Acompanhe de perto o processo para garantir a adaptação dos usuários e esteja disponível para solucionar dúvidas e oferecer suporte durante essa fase crítica.
Mas não deixe de fazer o acompanhamento e a manutenção de tempos em tempos! Não adianta esperar que a plataforma resolva todos os problemas sem saber como ela está desempenhando, se seus colaboradores se adaptaram bem e se ela atende às necessidades para que foi contratada.
Quais os desafios da implantação de software em empresas?
Fazer um bom plano de implantação de software não é tarefa fácil. Afinal, nem sempre os gestores dispõem de tempo suficiente e equipes bem preparadas para assumir essa missão.
Nesse sentido, contar com o apoio da empresa que oferece a solução é essencial para evitar a sobrecarga de trabalho e garantir que a implantação dos sistemas de venda seja bem-sucedida.
Um dos principais desafios é que cada empresa tem suas particularidades. Configurar o software conforme essas especificidades é algo que precisa ser feito por um expert com vasta experiência nas práticas de mercado.
Além disso, esse profissional estará sempre de prontidão para fazer os ajustes e atualizações necessárias, pois implementar software em empresas não é algo linear.
Se alguma das etapas da implantação não estiver de acordo com a necessidade do cliente, o resultado pode ser um grande retrabalho, sem falar na dificuldade de acessar informações relevantes para as estratégias da empresa.
O que avaliar em um plano de implantação de software?
A partir do know-how da Exact Sales, preparamos alguns pontos importantes para avaliar no seu plano de implantação:
Configuração conforme as necessidades da empresa
Um bom plano de implantação de software precisa levar em consideração as especificidades de cada empresa.
Aqui, a proposta é apresentar a solução de forma que engaje os colaboradores e possibilite desenhar bem as operações. A intenção é que a equipe se habitue à ferramenta e mantenha o time alinhado e motivado.
A implantação de software em empresas nunca é um processo hermético. As operações se dão de forma contínua, de modo que a ferramenta possa sempre se adaptar às novas demandas que vão surgindo dentro da empresa do cliente.
Treinamento e a capacitação dos colaboradores
Um dos pontos mais importantes para o sucesso da implantação é garantir que os colaboradores compreendam as funcionalidades e se sintam preparados para usarem a ferramenta.
Muitas empresas acabam pulando essa etapa para reduzir os custos do projeto, entretanto, essa ação pode ter impacto direto na eficiência do time.
Se alguma funcionalidade passa desapercebida ou não é utilizada por falta de conhecimento do colaborador, o time todo deixa de ganhar mais agilidade e produtividade da equipe.
Time de atendimento robusto para suporte
Na Exact Sales, por exemplo, contamos com um robusto atendimento para oferecer suporte completo aos nossos clientes. Nossa equipe trabalha com uma visão holística que integra pessoas, processos e ferramentas para acelerar vendas B2B, visando extrair o melhor de cada departamento.
O time de atendimento pode contar com materiais de apoio para educar os clientes e mantê-los atualizados sobre as funcionalidades e atualizações do software.
Esses materiais podem auxiliar na redução de demanda de suporte e atendimento, além de agilizar as principais dúvidas que a equipe pode ter.
O sucesso da implantação de software está em ter um bom plano, atender as necessidades do cliente, treinar e orientar os colaboradores para conhecerem a ferramenta ao fundo, e assim, guiar o cliente até a utilização do sistema.
Dicas para o sucesso na implantação de software
Implantar um novo software em uma empresa pode ser desafiador, mas com as estratégias certas, é possível garantir o sucesso do processo. Uma das dicas fundamentais é manter uma comunicação eficaz com a equipe durante todo o processo de implantação.
Além disso, o envolvimento dos usuários desde o início do processo é crucial para o sucesso da implantação de software.
Ao incluir nas etapas de escolha, customização e treinamento, os colaboradores que utilizarão a ferramenta no dia a dia, é possível garantir que suas necessidades e expectativas sejam atendidas.
Por exemplo, ao adotar um novo sistema de gestão financeira, é recomendável envolver os membros da equipe contábil e financeira desde a fase de seleção do software, para que possam contribuir com insights valiosos e se sintam parte do processo de implementação.
Outra dica importante para o sucesso na implantação de software é o monitoramento constante e o feedback contínuo. É essencial acompanhar de perto a utilização da ferramenta, identificar possíveis problemas ou dificuldades enfrentadas pelos usuários e agir rapidamente para corrigi-los.
Solicitar feedback regularmente aos colaboradores sobre a experiência com o novo software permite identificar oportunidades de melhorias e ajustes necessários.
Seguindo essas dicas, as empresas B2B podem maximizar os benefícios da nova ferramenta, aumentar a produtividade da equipe e alcançar os resultados desejados com a implantação do software.
Por que implantar um software como o Spotter?
Potencializar a análise de dados, acelerar o fluxo de vendas e aumentar o Retorno Sobre o Investimento (ROI).
Esses são alguns benefícios de contar com um software como o Exact Spotter na sua empresa, utilizando a tecnologia a favor das operações para elevar a performance do seu time de forma inteligente.
O Spotter é um software para vendas que guia e monitora as interações com o lead, sugerindo ações com base em dados para gerar leads cada vez mais qualificados na Pré-Venda.
Assim, somente chegarão ao departamento de Vendas aquelas oportunidades claras de negócio. A ferramenta facilita a logística do departamento comercial e permite o controle efetivo de cada etapa do funil.
Não se trata de uma fórmula mágica. Esses resultados só são possíveis devido à expertise técnica e à inteligência artificial que opera por trás do software.
Assim, é possível avaliar com exatidão os leads que vão trazer rentabilidade para o negócio e, assim, elevar seu planejamento estratégico a um patamar mais racional e menos subjetivo.
Agende uma conversa com nossos especialistas e tire todas suas dúvidas.
